작년 하코사 세미나를 준비하면서 꽤 많은 스트레스 속에 있었고, 때문에 올 초 운영진 모임 때 올해 세미나 준비에서 손을 떼겠다고 공표했었다. 더불어 올해 세미나는 진행이 안 될 거라고 이야기했었는데 아니나 다를까 예상했던 대로 세미나는 불발되었고, 발표를 준비하던 몇 명의 발표자들의 의사를 물어 운영진과는 별도로 빠르게 세미나를 준비했고 현재 신청을 받는 것까지 마치고 행사 당일을 기다리는 중이다.

하여 이번 포스팅에서는 세미나 준비 실패에 대한 부분과 함께 어떻게 세미나 혹은 스터디를 준비해야 할 지에 대해서 이야기해보려고 한다. 일단은 세미나에 초점을 맞추고 이야기를 풀어가 본다.

준비 위원(?)

세미나를 준비할 때 혼자서 모든 것을 준비하는 것은 매우 힘든 일이다. 이후로 어떠한 것들을 준비해야 하는 지를 쭉 적어 내려가겠지만, 그 모든 것을 혼자 감당하려면 제법 많은 에너지가 소비되는 것을 경험하게 될 거다.

개인적으로는 가능한 함께 준비할 이를 모으고 각자 역할을 나누어 준비하는 것이 더 낫다고 본다. 물론, 사람 사이에 발생할 수 있는 트러블이라는 함정이 숨어있기는 하지만 말이다.

물론, 내가 내 강의 혹은 내 스터디를 준비하는 경우에는 그냥 내가 다 하면 된다. = _=a

역할 나누기

혼자서 모든 것을 다 처리하기 어렵기 때문에 해야 할 일들을 담당할 이들을 세워 함께 준비하는 것이 좋다.

다만 주의해야 할 것은 담당자를 세웠다고 해서 담당자가 최종 결정권을 가진다는 것을 의미하는 것은 아니다. 물론, 세미나 주최자가 처음부터 그 사람에게 담당할 부분에 대해 일절 관여하지 않고 모든 결정권까지 부여한다면 모르겠지만 말이다.

하코사 세미나를 준비하면서 이 문제는 크게 발생했다.
세미나 장소에 대한 부분을 A가 맡도록 했는데 준비 위원에게 어떠한 내용 공유도 없이 장소 예약 완료 결과만 통보했고 이 때문에 장소 결정에 대한 부분이 틀어지기 시작했다.

무언가 업무를 나누었다는 것은, 장소를 예로 들자면, 세미나 장소 후보 군을 찾아보고, 장단점을 비교해보고, 어느 정도 정리된 데이터를 함께 준비하고 있는 사람들과 공유하고 어느 장소가 가장 적절할지를 논의하도록 준비하는 것 까지라고 생각한다.

그런데 그러한 것 없이 그냥 개인의 생각 만을 가지고 함께 준비하는 이들과의 논의도 없이 결정을 아예 끝내버리는 것은 역할을 나누어 함께 준비하자는 게 아니라 일방적인 통보일 뿐이다.

준비 회의

작년 하반기 세미나를 준비하면서 가장 스트레스를 받았던 부분이다.
매 번 회의를 진행하자고 언제 모일까 얘기해도 답하는 사람은 몇 없고, 며칠 몇 시에 단톡 방에서 모여서 이야기를 하자고 해도 제시간에 들어오는 사람이 없고, 회의가 제대로 진행되는 경우가 드물었다. 준비 위원이 겨우 5명인데도 말이다.

Google Sheet까지 동원해서 내용을 일일이 다 정리하고, 안건 처리를 위해 의견을 작성하도록 해도 의견이 제 때 적히는 일은 드물었고, 결국 언제까지 답변이 없으면 의견이 없는 것으로 간주하고 임의로 처리하겠다고 통보를 해야 겨우 의견이 달려서 논의가 진행될 수 있기도 했었다.

세미나 준비에 참여하기로 했다면 준비 위원들은 온라인으로든 오프라인으로든 정해진 시간에 회의에 참석해야 논의가 원활하게 진행이 된다. 이것은 일종의 약속이고 업무를 처리하기 위함이다.
만일 회사 회의라면 과연 그 회의 시간에 참석하는 걸 가벼이 여길 수 있을까?
내가 참석하지 않아도 다른 사람들이 알아서 하겠지라는 게 다른 사람들을 얼마나 지치고 짜증나게 만드는 지를 알아야 한다. 다른 이들은 시간이 남아돌아서 할 일이 없어서 그 시간에 그 자리에 있는 게 아니다.

상호 체크는 중요하다

준비 위원을 꾸려서 준비를 하는 이유 중의 하나는 바로 나 혼자 준비하게 되면 내 생각이나 내 경험, 내 시야에 갇히게 되기 때문에 준비에 필요한 데이터가 한정되기 때문이고 또 한 가지는 나 혼자 할 때 무언가 놓치거나 실수하는 것들을 미연에 방지할 수 있기 때문이다.

누군가는 일이 흘러가고 있는 상황을 지속적으로 관찰하고 정리를 해야 한다. 세미나를 여는데 행사 2주 전까지도 장소가 정해지지 않거나 발표자가 정해지지 않거나 하는 등의 문제가 발생되면 세미나를 접는 게 나은 상황이 될 수도 있다.

역할을 나누어 가졌다면 그 나누어 가진 역할이 잘 진행되고 있는지 확인하고, 정리해서 모두가 공유할 수 있어야 하고, 무언가 진행이 잘 되고 있지 않다면 해결을 할 수 있도록 해야 한다.

하코사 세미나를 준비하면서는 이 상호 체크를 아무도 하지 않았기 때문에 나 혼자서 이 부분을 담당했다. (그 역할을 담당하기로 한 게 아니라 말 그대로 아무도 신경 쓰지 않았기 때문에 나라도 해야겠다고 생각해서 담당한 거다.)

이 상호 체크를 진행하면서 나는 꽤 많은 반대 의견을 쏟아 내어야 했고, 아마도 (확신하건대) 많은 이들이 자꾸 싫은 소리만 한다고 싫어했을 거다. 하지만 어쩌랴 내 눈에는 온갖 터질 수 있어 보이는 문제가 자꾸 보이는데.

상호 체크는 누구 하나가 담당하는 것이 아니라, 모두가 함께 관여해야 한다.
진행 상황 체크는 특정 한 명이 담당한다 하더라도, 각 담당자가 공유한 의견이 적절한지 등은 서로가 올바르게 판단하고 있는 지를 체크하는 것은 매우 중요한 문제다.

이번 하코사 세미나가 불발된 것도 결국은 이 상호 체크, 진행 상황 체크를 아무도 하지 않았기 때문이다. 장소가 정해지지 않았다 하더라도 장소와 별개인 것들에 대한 논의는 이미 이루어 졌어야 했으나 아무것도 논의되지도 않았고, 결국 지켜만 보고 있다가 행사를 딱 한 달 앞둔 시점에 아무것도 결정되어 있는 것이 없기에 (그리고 그때까지 준비 진행 진척도를 보고) 세미나를 진행하지 않는 것이 어떠냐는 이야기를 던졌다. 하지만 결국 한 주를 더 흘려보냈고, 발표자 모집 공고를 내놓고 5주가 지나도록 예정했던 행사 일자를 3주 앞두고도 어떤 발표를 세션에 넣을 것인지 논의조차 하지 않았고, 행사 타임 테이블 역시 아무것도 논의 되지 않았으며 마침내는 세미나를 취소했다.
아무도 세미나 준비의 진행 상황을 체크하지도, 준비를 독촉하지도, 책임지지도 않은 결과가 결국은 세미나 취소로 돌아왔다고 생각한다.

세미나 주제 정하기

세미나를 진행하고자 할 때 가장 먼저 진행되어야 할 부분이 바로 세미나의 주제를 정하는 것 일거다.

하코사의 경우는 발표자들의 지원이 없이는 세션이 이루어지기 어렵기 때문에, 지원을 먼저 받고 지원자의 주제를 검토해서 역으로 대 주제를 만들거나, 최대한 주제를 끼워 맞추는 방식을 따르다 보니 종종 타겟층이 너무 집중되지 않거나 주제가 모호해지는 경향이 있고 실제로 그러한 피드백도 있었다. 이건 하코사라는 특수성(?) 안에서 어쩔 수 없는 부분이기도 하기 때문에 굳이 문제로 삼고 싶지는 않다.

하지만, 개인적으로는 가급적이면 하나의 대 주제 안에서 소 주제를 나누는 것이 더 좋다고 생각한다.
그래야 참석 대상층이 혼재(?)되지 않게 될 거다. 하코사 세미나를 준비하면서 항상 고민할 수밖에 없는 것 중 하나가, 세미나를 아예 초보자에게 맞출 것이냐 중급자에게 맞출 것이냐, 퍼블리셔에게 맞출 것이냐 프론트엔드 개발자에게 맞출 것이냐 등의 문제였다.

참가자 인원 정하기

세미자 주제가 정해졌다면, 아마도 그다음으로 결정되어야 할 것은 참가자의 인원을 정하는 것일 거다. 딱 정해 놓는 다기보다는 대략적인 참석 인원을 정한다고 보면 될 듯하다.

일방적으로 발표(?)만 있는 세미나의 경우라면 사실 몇 명이 대상이 되든 크게 문제가 없을 거라고 생각된다. 하지만, 이번 준비하고 있는 세미나처럼 청중—발표자 간 라이트닝 토크가 있는 세미나라면 너무 많은 인원은 질답이 원활하게 오가기에는 무리가 있게 될 수도 있다.

물론, 그렇지 않더라도 참가자 인원을 무조건 많이 잡는다고 좋지는 않다. 대략적인 수요를 파악해야 하고 그 수요에 맞는 인원을 잡는 게 적절할 것이고, 수요가 너무 많다면 동일한 내용으로 여러 번 진행하는 것을 고려해볼 수도 있겠다.
수요를 전혀 고려하지 않고 무조건 많이 잡았다가는 예산이 터지는 문제가 발생되는 것을 볼 수 있을 거다.

장소 정하기

주제와 참가자 인원이 어느 정도 결정되었다면, 그에 맞는 장소를 찾는 것이 그다음의 문제다. 워낙 여러 가지 요건들을 고려해야 하기 때문에, 사실 장소를 구하는 게 가장 어려운 일이 아닐까 싶다.

내가 장소를 섭외할 때에는 다음의 요건들에 가중치를 적용해서 전체적인 점수가 가장 높은 쪽을 선택하는 편이다.

• 교통편이 편리한 위치에 있는가? (지하철, 버스 정류장 등에서 가까운가)

  경험 상, 장소가 교통편에서 멀어지면 멀어질수록 불편함이 가중된다. 특히 여름에는 걸어오느라 덥고 겨울에는 추워서 힘들다. (당연한 건가… = _=a) 또한 초행길을 찾아오는데 헤매는 인원들이 발생하게 된다.

• (책상이 필요하다면) 책상이 충분히 제공되는가?

  IT 세미나의 경우에는 노트북 등을 많이 활용하게 되는 편이다. 세션에 라이브 코딩이라도 있다면 일부 청중들은 따라 하면서 자기 노트북에서 돌려보기도 한다. 꼭 그렇지 않더라도 발표 중 나오는 이야기들을 메모하기도 하고 하려면 책상이 있고 없음은 꽤나 큰 차이를 빚게 된다.

  일전에 google webmaster conference에서도 나는 무언가 계속 기록을 해두어야 하는데 책상이 없어서 발을 바꿔가며 다리 위에 노트북을 거치해두고 써야 하는 게 제법 불편했다.

• 장소는 쾌적하고 동선이 편리한가?

  보통 한 번 세미나를 진행하면 적어도 5시간 이상은 한 공간 안에 머물게 된다.
  그리고 인원이 많으면 많을수록 쉬는 시간마다 동시에 움직이는 유동 인원이 제법 많이 발생되게 되고, 좁은 공간에 많은 인원이 머물게 되면 점점 공기는 더워지고 무거우며 탁해지기 마련이고, 그러다 점점 청중이 지쳐가기 시작하게 된다.

• 대관 비용은 너무 비싸지 않은가?

  대관 비용은 참가자들의 참가 비용에 영향을 미치게 된다.
  만일 대관 비용이 60만 원이 나오는데 참가자 예상 인원은 30명이라면, 전원이 환불이나 노쇼 없이 참석한다는 가정이 있더라도 1일당 최소 2만 원의 비용이 발생하게 된다.
  세미나 준비에 들어가는 비용이 대관비만 발생되는 게 아니기 때문에 그 이상의 비용을 지불하게 할 것인가, 그 비용을 지불하고 참석을 하겠는가 등을 고려해야 한다.

• 부대 시설 등이 잘 되어 있는가?

  제법 영향을 주는 부분이 이것이기도 한데, 세미나 성격에 따라 빔 프로젝트가 필요한 경우도 있고, 그저 큰 모니터면 충분할 경우도 있다. 또한, 참석자 전원이 노트북을 사용해야 한다면 멀티탭의 충분한 구비 여부도 확인이 되어야 하고 인터넷 연결이 반드시 필요하다면 Wi-Fi 제공 여부도 확인이 되어야 한다.

이러한 여러 가지 조건들을 좋고 장소가 정해지는데 조건들에 대한 제한이 많으면 많을수록 장소 선정에 어려움이 생길 수밖에 없다. 물론 모든 조건을 100% 만족시키는 곳은 거의 찾을 수 없다. 따라서 각 조건에 대한 가중치를 설정하고 전체적인 점수가 높게 나오는 곳을 택하는 방법을 쓰고 있다.

또, 장소는 가능한 답사를 해 본 이후에 결정하는 것이 좋다.

일전에 한 XXX홀이라는 공간을 대관했을 때, 공간 대관 측에서는 최대 120명을 수용할 수 있는 공간이라고 안내가 되어 있었는데, 해당 공간에 대한 사진을 검색해보고 사진 속의 책상 크기, 여유 공간 등을 추측해 봤을 때 아무리 보아도 120명을 수용하려면 책상을 다 빼고, 의자를 서로 다닥다닥 붙여 앉아야만 가능할 공간으로 보였다. (그리고 실제로 가보았을 때 역시 이 추측은 틀리지 않았다고 생각된다.)

6시간 이상을 체류해야 하는 공간을 그렇게 앉아 있다면 불편함이 너무 가중될 거다. 만약 공간 안내의 텍스트만 믿고 120명을 받으려 했다면 과연 어땠을까?

앞서 언급했 듯 나는 반대 의견을 주로 내는 사람이었는데, 다수가 이 한X XXX홀에 투표를 했기 때문에 내 반대 의견은 일단 접어두었었다. 헌데 이 공간의 대관 비용이 제법 나가는 편이고, 공간 수용 인원 대비 비용을 따지면 더 문제가 있다고 판단했었다. 일단 장소를 못을 박아둔 상태였기 때문에 나는 1인 당 비용을 높게 책정하자는 입장이었고, 누군가는 대관 비용이 비싸니까 인원을 더 채워 넣으면 된다는 의견을 냈다.

문제는 앞서 이야기 한 대로 그렇게 욱여넣어 6시간을 체류시키기에는 문제가 있다고 판단했기 때문에 나는 극구 반대했고, 어차피 다른 세미나에서도 그 정도 비용을 받는 곳도 많으니 비용을 올려도 된다는 의견을 내세우기도 했다.

개인적으로 아는 어떤 분은 종종 페이스북에 장소 후원에 대한 글을 올리고 인맥을 통해서 제공받기도 하는데 가능하다면 이렇게 하면 비용을 많은 부분 절감할 수 있을 듯하다. (나 같은 인맥 쓰레기는… 그냥 어떻게든 저렴한 공간을 찾아야 한다… 또르르…)

예산 세우기

세미나 준비에서 가장 많은 비용을 차지하는 것이 대관 비용이기 때문에, 대관 공간이 정해졌다면 이제 본격적으로 세미나에 필요한 예산을 세워야 한다.

예산을 세우는 것은 뭐 크게 별건 없을 것 같다.

대관비는 정해져 있는 부분이고, 참가자 수를 세웠다면 이제 간단한 다과 정도에 들어갈 비용, 그리고 세미나를 준비하면서 발생되는 부대 비용 정도를 예산에 포함시키면 된다.

개인적으로 가장 중요하게 생각하는 비용 중 하나는 발표자들에 대한 사례다.
본인들이 자원해서 세미나가 만들어지는 경우라면 모르겠지만, 세미나를 진행하기로 하고 이후 발표자들을 모집하거나 섭외를 들어간다면 더욱이 그렇다. 발표를 준비하는 데에는 적지 않은 시간과 고민 그리고 노동이 들어간다.

무엇을 발표할지, 어떻게 전달할지 등을 고민해야 하고 정해진 발표 시간에 맞춰서 발표 자료를 만들어야 하고 한 번 즈음은 리허설을 진행한다. 이 모든 행위가 회사 근무 시간 외에 계속해서 진행된다. 더구나 타인의 지식 혹은 경험 등을 배우는 것이기 때문에 그 만큼의 비용은 분명히 지불 되어야 한다고 생각한다.

그리고 세미나를 진행하면서 비용을 써야 하는 예측 불허한 어떤 상황이 발생될 수도 있기 때문에 일정 부분의 예비비를 남겨 놓아야 주머니 돈으로 채워야 하는 상황을 방지할 수 있을 거다.

참석 비용 정하기

예산이 세워졌다면, 이제 그 예산을 참석자 수만큼 1/n 하여 참석 비용을 정하면 된다. 하지만 종종 이렇게 계산을 해 보면 참석 비용이 부담스러운 금액이 되는 경우가 있을 거다.

개인적으로, 나는 세미나 비용은 어느 정도 올라가야 한다고 생각하고 있다.
소비하는 입장에서는 무조건 저렴해야 한다고 생각하겠지만, 그건 자신들이 세미나를 준비해 본 일이 없고 자신들이 세미나에 스피커로 서 본 적이 없어서 일 거다.
그것이 얼마 나의 노동이 필요한 지를 고려해본 적이 없으니 무조건 저렴해야 한다고 생각하는 것이지 않을까.

무튼, 그럼에도 불구하고 비용이 조금이라도 부담된다는 생각이 들게 되면 그만큼 신청자는 줄어들기 마련이다. 때문에 그런 경우에는 참석 비용을 줄일 수 있는 방법들을 찾아보게 된다.

• 좀 더 저렴한 장소를 찾아보거나
• 금액이나 비용이 들어가는 부분에 대한 후원을 찾거나
• 최대한 나가는 비용을 어떻게든 줄여보는 방법을 찾거나
• 기타 등등

의 방법들을 고민해 봐야 할 거다.

실제로 이번 준비하는 세미나에서는 참석자의 대상층을 고려했을 때 약간은 부담이 될 수 있는 금액이 책정 되었기 때문에 일부 비용을 후원을 받았고, 세미나 참석 티켓 자체에 후원 티켓을 만들어서 상대적으로 금액에 부담이 없는 참석자들이 스스로 일부 가볍게 후원을 할 수 있도록 만들어보기도 했다. (물론 그 후원 티켓을 구매한다는 보장은 없다…)

발표자 모으기

하코사의 경우는 앞서 언급했듯 카페 내에 발표자 모집 공고를 내고 모집을 하며, 거기에 기존에 발표해 오던 이들에게 발표를 부탁하기도 한다. 아, 작년에는 카페 외부(?)인을 섭외하기도 했다.

페이스북을 보면 종종 세미나 발표자 모집글을 보게 되는데 이렇게 모집하는 형태나, 혹은 인맥에 의한 섭외의 경우가 가장 많지 않을까 싶다.

내가 발표자로 섰던 경우에는 기존에 WSConf. 에서의 발표도 사실 인맥을 통해 섭외가 들어왔었었고, 하코사 세미나에서는 거의 자원 형태로 발표를 해 왔었다.

참가자 모집

참가자를 어떻게 모집할 것인지 역시 하나의 처리해야 할 문제이다. 무료 세미나라면 뭐 크게 고민하지 않아도 될지 모르겠지만, 유료라면 이야기가 많이 달라진다.

• 구글 양식 + 계좌 이체

  일단 가장 간단(?)하게 해 볼 수 있는 방법은 구글 양식을 이용해서 신청자 정보를 받고 참가비는 계좌 이체로 받는 방법이다.
  다만 이 경우에는 담당자는 신청 당일 날 수 없이 많은 이체 알람을 받아야 하고… 참가자들의 불만이 나오지 않도록 신청 순 혹은 이체 순에 따라서 참석자 확정을 정확하고 빠르게 지어야 한다.
  또한 준비된 참석자 수만큼 신청이 차면 더 이상 신청이 불가하도록 처리하고 오버 신청된 인원에 대해서는 환불 처리까지 해야 하니 이만저만 힘든 게 아니게 된다.

• 플랫폼 이용하기

  좀 더 편하게 하자면 플랫폼을 이용하면 좋다. 온오프믹스라던가 (개인적으로 성범죄에 대한 문제가 있었던 업체는 쓰고 싶지 않기 때문에 절대적으로 고려하고 있지 않다. 물론 무죄 판결 난 것은 알고 있다.), meetup, festa 등의 플랫폼을 이용하면 카드 결제 지원이라던가 참석자에 대한 관리를 어느 정도 쉽게 진행할 수 있다.
  물론, 카드 결제 기능을 쓰는 대신 카드 수수료 및 플랫폼 이용료가 일부 부담되기 때문에 이 점을 고려해서 예산에 반영되어야 한다.

이번 세미나를 준비하면서는 festa를 통해 참석자 관리를 하고 티켓 판매(카드 결제)를 이용하고 추가로 계좌이체를 별도로 진행해서 무료티켓으로 열었는데… 할 짓이 못되더라… 허허… 아무리 티켓 설명을 공지해놓아도 (계좌 이체한 사람만 구매하라고 안내를 해도) 기어코 계좌 이체 전부터 일단 무료 티켓을 구매해놓고 나중에 계좌 이체를 하거나, 애초에 계좌 이체도 하지 않고 그냥 구매하는 일도 너무 많이 일어났다. (다음번에 한다면 절대로 계좌 이체는 안하리라…)

스태프 모으기

앞의 단계까지 왔다면 사실상 거의 준비는 끝난 것과 다름없다. 하지만 문제는 이제 현장에서의 실무(?)인데 결국 일 손이 필요하게 된다. (물론 10명 남짓의 사람들을 대상으로 하는 소규모 강의 등은 혼자 해도 충분하다)

생각해보라, 30명을 대상으로 세미나를 진행한다 하더라도,

• 참석자 등록 확인을 해야 하고
• 늦게 도착하는 사람들은 좌석 안내도 해주어야 하고
• OA기기 점검부터 음향까지 체크를 해 봐야 하고
• 발표 세션 진행되는 동안 타임키핑도 해야 하며
• 다과라도 제공될 경우에는 쓰레기 처리까지 해야 한다
• 뒤풀이가 있으면 뒤풀이 장소 섭외서부터 안내까지 또 진행해야 하고
• 기타 등등 여러 가지 일들이 수 없이 진행된다.

이걸 혼자? 절대 불가능이라고 본다. 차라리 스태프를 모집해서 도움을 받는 것이 훨씬 더 원활한 세미나 진행을 위해 필요하다.

---

이 외에도 자잘 자잘한 여러 가지 것들이 많다. 혹시나 필요한 이가 있다면, 세미나를 준비하면서 준비 사항들을 기록해둔 notion을 공유해 드릴 수 있다.

무튼, 세미나를 준비하는 것은 꽤 많은 에너지를 소비하고 꽤 많이 신경을 써야 하는 일이다. 생각나는 것들을 다 적은 것 같기는 한데 빼먹은 것이 더 있을지도 모르겠다.